La Ley 29783 y su Reglamento establecen plazos de conservación obligatoria para los registros del sistema de gestión que debe ser respetado por todas las empresas en el Perú.

Formatos físicos o digitales

Cualquiera que sea el sistema de registro a utilizar, las empresas pueden implementar los registros en medios físicos o digitales, los cuales deberán estar a disposición del inspector en caso de actuación inspectiva (visita o comparecencia).

Las inspecciones internas de SST permiten descubrir los problemas existentes y evaluar sus riesgos antes que ocurran los accidentes de trabajo, incidentes y enfermedades ocupacionales.

Diferencia Acto y Condición Subestar

¿Quién realiza las inspecciones?

Este registro permite evidenciar la entrega de los equipos de seguridad o emergencia a los trabajadores. Antes de la adquisición de dichos equipos, se debe verificar que cumplan con los estándares de fabricación establecidos por normas técnicas, según sea el caso.

El registro pide detalle de los equipos de seguridad, fecha de entrega, revisión, renovación y la capacitación en su uso.

Para evidenciar las capacitaciones, inducciones, entrenamientos y simulacros es necesario llevar un registro de estos, también con el fin de evidenciar las 4 capacitaciones mínimas en SST al año requeridas por la LSST.

Nota: Para las capacitaciones se toma de referencia el DS 020-2019TR

Es la evidencia de la ejecución del Plan anual de capacitación de los trabajadores sobre SST.

La evaluación del SGSST será realizada por un auditor registrado en el MTPE indicando fecha de ejecución de la auditoria y se definirá el alcance de la auditoria nombrando los procesos a ser auditados y los responsables de dichos procesos los cuales tendrán que presentar las evidencias de cumplimiento requeridas por el auditor, la información final adjuntada al registro contempla lo siguiente:

a) Informe de auditoría, indicando los hallazgos encontrados, así como no conformidades, observaciones, entre otros, con la respectiva firma del auditor o auditores.

b) Plan de acción para cierre de no conformidades (posterior a la auditoría). Este plan de acción contiene la descripción de las causas que originaron cada no conformidad, propuesta de las medidas correctivas para cada no conformidad, responsable de implementación, fecha de ejecución, estado de la acción correctiva.

Los registros de las estadísticas de SST son de crucial importancia ya que estos serán los indicadores de éxito del sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo, las estadísticas requeridas son:

• Los accidentes de trabajo y los datos a llenar son: El número de accidentes mortales, accidentes leves y accidentes incapacitantes con sus respectivas áreas donde se produjeron. 
• Las enfermedades profesionales y los datos a llenar son: Número de enfermedades profesionales declarados en un determinado mes, las áreas donde se produjeron y el número de trabajadores expuestos al agente. 
• Los incidentes y los datos a llenar son: Número de incidentes peligrosos e incidentes en un determinado mes, indicando las respectivas áreas donde se produjeron. Se realiza el análisis trimestral de los resultados, se plantean sus respectivas medidas correctivas indicando las fechas de implementación y los nombres de los responsables. 

Se cierra el registro con los datos del personal responsable del registro y la fecha de su realización. 

Estas estadísticas son la base para los indicadores planteados en la RM-050- 2013-TR y las cuales son:

En dicho registro deben anotarse todos los accidentes de trabajo, todas las enfermedades ocupacionales y todos los incidentes peligrosos que afectan a los trabajadores dependientes del empleador. Además, en cada anotación debe figurar la investigación y las medidas correctivas adoptadas para cada evento. Adicionalmente, si el empleador cuenta con trabajadores de contratistas, con practicantes (modalidades formativas) y con trabajadores autónomos (los que emiten reciben por honorarios) deberá implementar un registro especial para ellos, donde anotará los accidentes de trabajo, las enfermedades ocupacionales y los incidentes peligrosos que los afecten. Esto no exime la responsabilidad del contratista de implementar sus propios registros

Nota: Pluralidad de afectados, es cuando un mismo suceso cause lesiones a más de un trabajador, deberá consignarse un registro de accidente de trabajo por cada trabajador, de conformidad con lo establecido en el artículo 89° de la Ley 29783.

Si bien el empleador debe anotar internamente todos los accidentes de trabajo, enfermedades profesionales e incidentes peligrosos en los registros del sistema de gestión, no todos estos eventos deben ser reportados por el empleador al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE). El reporte hacia el MTPE debe realizarse de la siguiente manera:

(*) El centro médico también debe reportar al Ministerio de Salud

Para este reporte se toman los formularios del DS 006-2022TR:

• Notificación de Accidentes de Trabajo Mortales
• Notificación de Accidentes de Trabajo no Mortales
• Notificación de Incidentes Peligrosos
• Notificación de Enfermedades Ocupacionales
  

Se ingresa al Sistema Informático de Notificación de Accidentes de Trabajo, Incidentes Peligrosos y Enfermedades Ocupacionales (SAT) desde el navegador. Escribe el usuario y la contraseña de tu Clave SOL e inicia sesión. Luego, elige el tipo de suceso que deseas reportar, ya sea como empresa (reportar un accidente de trabajo mortal o un incidente peligroso) o como centro médico asistencial (reportar un accidente de trabajo no mortal o una enfermedad ocupacional).

DS 016 2016TR, señala que el empleador debe realizar los exámenes médicos, acorde a las labores desempeñadas por el trabajador en su récord histórico en la organización, dándole énfasis a los riesgos a los que estuvo expuesto a lo largo de desempeño laboral. Los exámenes médicos deben ser realizados respetando lo dispuesto en los Documentos Técnicos de la Vigilancia de la Salud de los Trabajadores expedidos por el Ministerio de Salud.

La documentación de la Vigilancia de la Salud de los Trabajadores debe de permanecer en custodia del Médico Ocupacional, y se debe informar a la empresa las conclusiones necesarias para la toma de medidas preventivas, y de ninguna manera se usará en contra del trabajador o para fines administrativos de orden laboral.

Plan de Respuesta ante Emergencias

¿Cómo elaborar e implementar un plan de respuesta ante emergencias?

Diferencia de Plan de emergencia y Plan de contingencia

En cumplimiento de la Ley 28551; alineado al DS 048-2011PCM el cual aprueba el reglamento de la Ley 29664, que crea el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SINAGERD).

Pasos para crear un plan de contingencia:

• Identifica los recursos o activos claves de tu empresa.
• Determina las amenazas y las vulnerabilidades.
• Clasificación y evaluación de riesgos.
• Cálculo del riesgo.
• Especifica los objetivos generales y específicos del plan.
• Determina las medidas y estrategias a implementar.
• Establece cuales son los recursos y los protocolos para llevar a cabo las medidas.
• Realiza pruebas y monitoreos del plan.

El plan deberá contener mínimamente la siguiente información:

• Garantizar información, medios de comunicación interna y coordinación necesarios a todas las personas en situaciones de emergencia en el lugar de trabajo. 
• Proporcionar información y comunicar a las autoridades competentes, a la vecindad y a los servicios de intervención en situaciones de emergencia. 
• Ofrecer servicios de primeros auxilios y asistencia médica, de extinción de incendios y de evacuación a todas las personas que se encuentren en el lugar de trabajo. 
• Ofrecer información y formación pertinentes a todos los miembros de la organización, en todos los niveles, incluidos ejercicios periódicos de prevención de situaciones de emergencia, preparación y métodos de respuesta.

En cumplimiento de la RM 013-2022PCM se debe ejecutar los simulacros y simulaciones de desastres comprendidas entre 2022 al 2024.

Según a lo dispuesto en los distintos procedimientos las funciones básicas en una empresa deben ser: 

• Recarga de extintores cada año, reposición cada 20 años y prueba hidrostática a los 5 años. (NTP 350.062)
• Inspección de extintores periódicamente. 
• Reunión del comité de SST mensualmente de forma ordinaria y de forma extraordinaria cuando ocurra un accidente o incidente peligroso. 
• Certificado de operatividad del sistema contra incendios (Redes húmedas, luces de emergencia, alarma contra incendios, detectores de humo, etc.). 
• Todo trabajador como mínimo recibe 4 capacitaciones en SST al año. 
• Dar inducción a los nuevos trabajadores y reinducción una vez al año a todos los trabajadores. 
• Capacitaciones específicas al CSST y las brigadas de emergencia.

En esta etapa se hace el seguimiento y la medición de las actividades y los procesos respecto a la política y los objetivos de la SST, y luego se informa sobre los resultados a los trabajadores e interesados. Todo ello con el fin de tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de la SST para alcanzar los resultados previstos.

¿Qué es?

La auditoría es un procedimiento sistemático, independiente y documentado para evaluar un SGSST. Se aplican para todas las empresas, sin importar el tamaño, tipo de actividades, productos y servicios que desarrollen.

La evaluación periódica del SGSST, se encuentra a cargo de los auditores inscritos en el Registro de auditores autorizados para la evaluación periódica del SGSST, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo N°014-2013-TR.

El Auditor es una persona natural, independiente del empleador auditado, debidamente registrada y autorizada por la Autoridad Administrativa de Trabajo para realizar Auditorías al SGSST. La selección del auditor debe contar con la participación de los trabajadores y sus representantes, para cuyo efecto el empleador publicará la lista de al menos dos (2) candidatos para realizar la auditoría con el fin de no tener ningún tipo de vínculo con la empresa a fin de garantizar su independencia en el desarrollo de la auditoría.

El Auditor es una persona natural, independiente del empleador auditado, debidamente registrada y autorizada por la Autoridad Administrativa de Trabajo para realizar Auditorías al SGSST. La selección del auditor debe contar con la participación de los trabajadores y sus representantes, para cuyo efecto el empleador publicará la lista de al menos dos (2) candidatos para realizar la auditoría con el fin de no tener ningún tipo de vínculo con la empresa a fin de garantizar su independencia en el desarrollo de la auditoría.

¿Herramientas para auditar?

• La observación
• Entrevista
• Revisión documentaria

Estas evidencias son detalladas y verificables. Estos nos servirán para contrastar con el cumplimiento o incumplimiento de las leyes, estándares que son los criterios de la auditoria.

Niveles de auditores

Programa de auditoría

Es el cronograma, la fecha y los recursos para llevar a cabo la auditoría. Se elabora al inicio de año donde se designa a las autoridades y se presenta a la Alta Dirección con todo el equipo auditor. Este programa debe abarcar todo el alcance del SGSST.

Como parte de la búsqueda de la mejora continua y cerrando el círculo del SGSST se debe realizar la revisión de éste, para lo cual se deben definir básicamente a los responsables, fechas aproximadas y alcances. Esta verificación debe incluir principalmente a la Política y los Objetivos de Seguridad y Salud, los principales riesgos encontrados a inicios del período en consideración, así como las acciones preventivas y correctivas realizadas para mitigar los niveles de dichos riesgos.

• a) Evaluar la estrategia global del SGSST para determinar si se alcanzaron los objetivos previstos.
• b) Evaluar la capacidad del SGSST para satisfacer las necesidades integrales de la organización y de las partes interesadas en la misma, incluidos sus trabajadores, sus representantes y la autoridad administrativa de trabajo.
• c) Evaluar la necesidad de introducir cambios en el SGSST, incluyendo la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y sus objetivos.
• d) Identificar las medidas necesarias para atender cualquier deficiencia, incluida la adaptación de otros aspectos de la estructura de la dirección de la organización y de la medición de los resultados.
• e) Presentar los antecedentes necesarios al empleador, incluida información sobre la determinación de las prioridades para una planificación útil y de una mejora continua.
• f) Evaluar los progresos para el logro de los objetivos de la seguridad y salud en el trabajo y en las medidas correctivas.
• g) Evaluar la eficacia de las actividades de seguimiento en base a la vigilancia realizada en períodos anteriores.
  

• a) Evaluar la estrategia global del SGSST para determinar si se alcanzaron los objetivos previstos.
• b) Evaluar la capacidad del SGSST para satisfacer las necesidades integrales de la organización y de las partes interesadas en la misma, incluidos sus trabajadores, sus representantes y la autoridad administrativa de trabajo.
• c) Evaluar la necesidad de introducir cambios en el SGSST, incluyendo la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y sus objetivos.
• d) Identificar las medidas necesarias para atender cualquier deficiencia, incluida la adaptación de otros aspectos de la estructura de la dirección de la organización y de la medición de los resultados.
• e) Presentar los antecedentes necesarios al empleador, incluida información sobre la determinación de las prioridades para una planificación útil y de una mejora continua.
• f) Evaluar los progresos para el logro de los objetivos de la seguridad y salud en el trabajo y en las medidas correctivas.
• g) Evaluar la eficacia de las actividades de seguimiento en base a la vigilancia realizada en períodos anteriores.